Masivní nárůst práce z domova se stal velkou výzvou pro řídící pracovníky, manažery a teamleadery, včetně těch z HR. Mnoho společností přitom kvůli pandemii nemoci covid-19 poprvé zavedla home office. Ukázalo se, že řada společností není na tento způsob práce připravená.
Nejde totiž jen o to poskytnout vzdáleným pracovníkům notebook a novou videokomunikační platformu a předpokládat, že se tím vlastně nic moc nezmění. Společnosti se potýkají nejen s technickými problémy, ale s těžkostmi se setkávají také v souvislosti s řízením a motivováním týmu. Na zaměstnance na home office doléhá stres z izolace, jsou frustrovaní z nestandardního vedení, a to se může podepsat na chodu celé firmy.
Pro manažery, kteří se zničehonic ocitli v situaci, kdy musí řídit týmy vzdáleně, může být složité práci v nových podmínkách zorganizovat. Často ztrácejí přehled o tom, kdo byl produktivní, angažoval se a jak plní své úkoly. Přechod na vzdálenou komunikaci pochopitelně znamená ztrátu osobního kontaktu, který je pro týmovou spolupráci podstatný. Manažeři si musejí být vědomi toho, jak může práce na dálku vyvolat pocit izolace mezi členy týmu a jaký dopad to vše může mít na jejich práci.
Nové pracovní prostředí může také ovlivnit soustředění, týmovou spolupráci a prokazatelný dopad má také na kreativitu. Není to nic, o čem by se často mluvilo, ale pokud mají členové týmu zůstat zdraví, šťastní a v konečném důsledku produktivní, je zapotřebí si připustit, že práce na dálku je pro mnoho lidí velice zatěžující a vykonávání povinností a pracovních závazků jim komplikuje. Jak lze zaměstnancům usnadnit práci na dálku a jak je efektivně řídit?
Očekávání a jasně definované cíle
Rozdání úkolů, stanovení deadlinů a revize postupů patří k nejdůležitějším krokům, které je třeba učinit při přípravě projektu, a to jak na dálku, tak normálně. Je zapotřebí mít jasné priority, milníky a výkonnostní cíle. Je nutné seznámit se s dostupností každého člena týmu a zjistit, jaké jsou jeho kapacity. A stejně jako za normálních podmínek by manažeři měli pracovníky průběžně informovat o změnách politiky a personálního obsazení a o úspěších a výhledech společnosti.
Manažeři by také měli modelovat chování kolem pracovní doby, například stanovit očekávání ohledně odpovědí na případné pracovní e-maily a pracovní SMS po „standardní“ pracovní době. To pomáhá zaměstnancům udržovat zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem a zabraňuje jejich vyhoření – což bez fyzického oddělení domova a pracoviště může být mnohem častější problém.
Organizovanost i flexibilita
Práce z domova se může stát synonymem pro flexibilní pracovní dobu. Avšak je zapotřebí zachovat jistou konzistenci. Konkrétní plán je nutností, ale měl by poskytovat dostatek prostoru pro případné úpravy. Na tom, jestli si zaměstnanci zvolí pracovní dobu ráno nebo večer, by nemělo záležet, pokud svou práci dokončí včas a v požadované kvalitě. Kde je vyžadována kooperace, je nutné sladit „úřední hodiny“ těch, kterých se to přímo týká. Vyžadovat po zaměstnancích, aby byli během home office od 9 do 5 online, zkrátka nemůže fungovat.
Meetingy ano, ale efektivně
Co funguje v kanceláři, to nemusí nutně fungovat vzdáleně. Dlouhé meetingy a videohovory na dálku jsou prostě tragédie. Je lepší organizovat kratší a častější schůzky. Ideální je vytvořit itinerář pro každou schůzku a držet se ho.
Každý zaměstnanec by měl vědět, co jsou jeho povinnosti a jak je má plnit. Na aktivitu jednotlivce jsou často navázány další procesy, a proto je nutné, aby měli všichni přehled o tom, v jaké fázi projekt je. Pro tyto účely existuje řada online nástrojů, ale stejně efektivně se to dá řešit kratšími schůzkami – update o stavu každý druhý den, který zabere pár minut, není úplně od věci. Ostatní členové týmu budou mít přehled a nestane se, že se práce někde „zasekne“. Pravidelné meety jeden na jednoho pomáhají manažerům vyhnout se mikromanagementu a zároveň jim umožňují udržet si přehled o zaměstnancích a poskytnout jim příležitost zajistit zpětnou vazbu oběma směry.
Důraz na komunikaci
Je zásadní, aby manažeři komunikovali se zaměstnanci, jelikož to udržuje pracovníky informované o termínech, dostupných zdrojích, pracovních výzvách a očekáváních manažerů, včetně rozvrhu práce.
Je na místě zvážit, který komunikační nástroj nejlépe vyhovuje týmové kultuře : e-maily, SMS, telefonáty, videochaty, intranetový kanál... Není od věci zeptat se zaměstnanců, jak chtějí být řízeni při práci na dálku – manažeři tak mohou sledovat, co každý zaměstnanec potřebuje, aby byl produktivní a pokusit se najít rozumný kompromis.
A i když je důležité, aby manažeři sledovali různé metriky a ukazatele výkonnosti, není vhodné zaměstnance „špehovat“ a trackovat jejich aktivitu vteřinu po vteřině. Pokud zaměstnanci komunikují jasně a plní cíle a termíny, nemá smysl zavádět striktní a otravná opatření.
Je zapotřebí naslouchat
Nejúspěšnější manažeři jsou dobří posluchači, komunikují s důvěrou a respektem, dotazují se na pracovní vytížení, a hlavně do svých dalších kroků promítají takto nabyté poznatky. Pravidelné průzkumy mezi zaměstnanci nejsou vůbec od věci. Zpětná vazba nemusí být vždycky příjemná, ale je zapotřebí pracovat také s kritikou.
Spojení je důležité
Mnoho pracovníků se v nové pracovní realitě cítí pochopitelně izolovaně a dezorientovaně. Proto je důležité udržovat se zaměstnanci spojení. Sdílená pozitivní zpětná vazba je nesmírné cenná, stejně tak odlehčená diskusní skupina s kolegy, kde může celý tým sdílet vtípky nebo „virtuální kafe“… – zkrátka počítá se cokoli, co pomáhá udržovat pocit normálnosti a solidarity a všem připomene, že nejsou osamocené pracovní jednotky. Manažeři by měli hledat příležitosti k oslavě stejných pracovních milníků, jaké by se oslavovaly v kanceláři.
Dobří manažeři jsou také k dispozici členům týmu a musejí počítat s tím, že musejí nechat „otevřené dveře“ pro zaměstnance i v případě, že pracují na dálku a reagovat na naléhavé problémy.
Credit: M.Benesovska, Photo credit: Canva
<<<Na všechny články