Detail článku

how to:bit Lepší organizace času vede k lepším výsledkům

03. 05. 2021 | how to:bit <<<Na všechny články
Sdílej to!
S čím to souvisí?

Den každého z nás má 24 hodin, přesto z něj někteří dokážou vytěžit každou minutu a naopak ti, kteří jej neumí zorganizovat nejlépe, nemají dostatek času na nic – na pracovní úkoly, na koníčky, na rodinu. Přitom time management dávno není tajemstvím a se správnými technikami se naučíte s časem nakládat efektivněji i vy.

 

Hned na počátku si proveďte malý průzkum, abyste zjistili, kolik času vám zabírají jednotlivé činnosti během celého dne. Možná vás překvapí, že telefonováním trávíte mnohem delší dobu, než jste si mysleli, a že prohlížení sociálních sítí vás denně okrádá o drahocenné hodiny. Přesnější informace vám přinese některá z aplikací na měření času, mezi nimi například Toggl, Tracking Time, RescueTime, FocusMe či Harvest...

Buďte pánem svého času

Stanovte si pro každý úkol časový limit a snažte se jej dodržet. Hodina na e-maily, hodina na sepsání zprávy pro šéfa, půl hodiny na tvorbu příspěvku na sociální síť. Mezi jednotlivými úkoly by měly být kratší časové intervaly na odpočinek, během kterých můžete ještě dokončit úkol, který vám zabral více času, než jste předpokládali. 

Přeskakovat z jedné činnosti na druhou není ideální řešení, protože mozek potřebuje dostatek času, aby se přeladil. Dočerpávejte průběžně energii, třeba krátkou procházkou, nebo vhodnou svačinou. Lidský mozek se dokáže soustředit maximálně 90 minut, pak si potřebuje vydechnout.

Seznamy bez přeskakování

Všechny velké cíle sestávají z dílčích částí, které se pro zdárné dokončení projektu musí postupně splnit. Vytvořte to-do list pro každý projekt a v něm sepište všechny měřitelné kroky, které je potřeba udělat. Žádné úkoly nepřeskakujte a věnujte jim tolik času, kolik skutečně vyžadují. Seznam se začne pomalu zkracovat, tím se zároveň posílá vaše motivace.

To nejtěžší první

Nejsložitější úkoly řešte co nejdříve – začněte se jimi zabývat hned poránu. Když jste plní energie, zvládnete je překonat lépe, než později během dne, když síly ubývají. Každý den si určete pár nejdůležitějších úkolů, které chcete dokončit a vrhněte se na ně po hlavě. Jakmile je překonáte, můžete s klidem prohlásit, že váš den byl úspěšný. Pak můžete přejít k dalším (méně důležitým) věcem.

No alt text provided for this image

 

Buďte organizovaní

Vracejte věci tam, kam patří, abyste je nemuseli hledat a zbytečně tak ztrácet čas. Za mnoha ztracenými dokumenty, předměty nebo myšlenkami bývá multitasking – dejte si na něj proto pozor. Veškeré informace, data a šanony spravujte přehledně a efektivně a na konci každého pracovního dne si ukliďte svůj stůl.

Naučte se říkat ne

Máte potřebu vyhovět všem, i když si dobře uvědomujete, že na splnění dalších požadavků už nebudete mít dostatek času? Nechcete pochopitelně nikoho rozladit, ale když je váš kalendář plný, nebojte se odmítnout pozvání na oběd nebo účast na novém projektu. Přebírejte na svá bedra pouze takové závazky, na které máte čas a na nichž vám opravdu záleží.

Neztrácejte čas čekáním

Kolik desítek minut (nebo dokonce hodin) člověk ztratí čekáním? Když sedí u lékaře, na schůzce, v koloně, když čeká, než začne zase fungovat internet, v hromadné dopravě cestou do práce nebo než klient zašle slibovaný e-mail? Vyplňte svůj čas lépe. Neplýtvejte jím a věnujte se rozečtenému reportu, poslechněte si zajímavý podcast, plánujte další schůzky nebo blížící se marketingovou kampaň.

Zapomeňte na multitasking

Začněte brzy, najděte si klidné místo na práci a soustřeďte se v danou chvíli pouze na jeden úkol. Zavřete všechna okna prohlížeče, odložte telefon ze svého dosahu a nastavte si tichý režim, pokud je to možné. Ponořte se do vybraného úkolu a nenechte se rozptylovat ničím jiným.

A věřte, že méně je někdy více. Často trvají projekty mnohem déle jen proto, že se lidé příliš soustředí na detaily. Perfekcionismus je leckdy na místě, ale pokud máte neustálou touhu zkoumat, co jste neudělali nebo mohli učinit lépe, raději zaměřte svůj pohled dopředu. Dokončete určený objem práce a pak, když zbude čas, můžete začít revidovat.

Spěte alespoň 7 hodin

Pravděpodobně jste to už párkrát udělali – obětovali spánek, abyste zvýšili svou produktivitu a vyždímali ze svého dne pár hodin navíc. K optimálnímu fungování však potřebujeme alespoň 7 hodin kvalitního spánku; nepodceňujte jej a poslouchejte své tělo.

Hlavně se z toho nezbláznit

Máte před sebou obsáhlý soupis úkolů s mnoha položkami a právě jste se přistihli, že nad ním sedíte, pohled upřený do dálky, hlavu máte bezděčně v dlaních a netušíte, kde začít? Samotné přemýšlení váš seznam nezkrátí. Soustřeďte se na jeden úkol – ten, který je před vámi. To je to jediné, co vás momentálně zajímá.

 

 

Credit: M.Benešovská

<<<Na všechny články